Base de connaissances Deliveo

L'extension TimPa permet de planifier à l'avance la création d'envois récurrents. Le système permet de créer des modèles d'envois, à partir desquels plusieurs envois peuvent être générés selon la période et la fréquence hebdomadaire spécifiées. Le modèle peut inclure le client, l'expéditeur, le destinataire, les informations relatives au colis, les options de livraison et le calendrier.

Conditions préalables

une connexion API Deliveo souscrite ;
des droits d'accès pour l'installation, la configuration et l'utilisation de l'extension.

Installation et accès

L’extension peut être installée sur le Portail de gestion, sous le menu « Extensions ». Une fois installée, elle est accessible via le menu « Extensions / TimPa ». Seuls les utilisateurs disposant des droits d’accès appropriés peuvent installer et utiliser l’extension.

Création d’un nouveau modèle d’envoi

Pour créer un nouveau modèle :

Ouvrez le menu « Extensions / TimPa ».
Cliquez sur le bouton « Nouveau modèle de message ».
Saisissez les informations relatives au modèle.
Configurez la planification.
Cliquez sur le bouton « Enregistrer ».

Sélection du client

Dans le champ « Client », sélectionnez le client Deliveo auquel appartiennent les envois à créer. Les envois créés à partir de ce modèle seront associés à ce client.

Expéditeur et destinataire

Dans les champs « Expéditeur » et « Destinataire », vous pouvez choisir parmi les adresses enregistrées associées au client. L'expéditeur et le destinataire sélectionnés seront indiqués sur chaque envoi créé à partir du modèle.

Spécification des colis

Vous pouvez ajouter un ou plusieurs colis au modèle. Pour chaque colis, vous pouvez indiquer :

la longueur ;
la largeur ;
la hauteur ;
l'unité de mesure ;
le poids ;
référence.

Pour ajouter le colis :

Indiquez les dimensions.
Indiquez le poids.
Si nécessaire, indiquez la référence (SKU).
Cliquez sur le bouton +.

Les colis ajoutés apparaissent sur des lignes distinctes et peuvent être supprimés un par un. La valeur « Colli » indique le nombre de colis ajoutés au modèle.

Paramètres facultatifs

Les champs facultatifs suivants peuvent être configurés dans le modèle :

Paramètre facultatif 1 ;
Paramètre facultatif 2 ;
Paramètre optionnel 3.

Les paramètres optionnels 1 et 3 peuvent être activés à l'aide d'un commutateur. La valeur du paramètre optionnel 2 peut être saisie dans un champ distinct.

Option de livraison

Le champ « Option de livraison » permet de sélectionner l'option de livraison à appliquer à l'envoi. L'option sélectionnée sera appliquée à tous les envois créés à partir du modèle.

Paiement à la livraison

Pour les envois contre remboursement, il est possible d’indiquer :

le montant du paiement à la livraison ;
la devise du paiement à la livraison.

Le montant et la devise s'appliqueront à tous les envois créés.

Numéro de référence et remarque

Dans le modèle, vous pouvez indiquer :

un numéro de référence ;
une remarque.

Ces informations seront ajoutées à chaque envoi créé à partir du modèle.

Planification

Vous pouvez choisir les jours de la semaine où le modèle doit être utilisé. Les jours disponibles sont :

Lundi
Mardi
Mercredi
Jeudi
Vendredi
Samedi
Dimanche

Il est possible de sélectionner plusieurs jours pour un même modèle.

Horaires d'enlèvement et de livraison

Pour le jour sélectionné, vous pouvez indiquer :

une plage horaire d'enlèvement ;
une plage horaire de livraison.

Chaque plage horaire comprend une heure de début et une heure de fin. Il est obligatoire de définir au moins l’une des plages horaires suivantes :

la plage horaire d'enlèvement ; ou
la plage horaire de livraison.

Les deux peuvent être indiqués.

Enregistrement du modèle

Pour enregistrer le modèle, cliquez sur le bouton « Enregistrer ». Avant d'enregistrer, vérifiez :

le client ;
l'expéditeur ;
le destinataire ;
les colis ;
l'option de livraison ;
le paiement à la livraison ;
les paramètres optionnels ;
les jours prévus ;
les créneaux horaires.

Gestion des modèles d'envoi

Sur le tableau de bord de TimPa, chaque modèle apparaît sur une fiche distincte. La fiche contient :

le nom du client ;
l'expéditeur ;
le destinataire ;
la date de la dernière livraison ;
le jour prévu ;
la case à cocher ;
le bouton « Modifier » ;
le bouton « Supprimer ».

Si aucun envoi n'a encore été effectué à partir du modèle, la mention « Dernière exécution : Jamais » s'affiche.

Modification du modèle

Pour modifier le modèle, cliquez sur l'icône « Modifier » située dans le coin inférieur droit de la fiche. Dans l'interface d'édition, vous pouvez modifier :

le client ;
l'expéditeur ;
le destinataire ;
les colis ;
les options ;
le paiement à la livraison ;
le numéro de référence ;
la remarque ;
le calendrier ;
les plages horaires.

Vous pouvez enregistrer les modifications à l'aide du bouton « Enregistrer ».

Suppression d'un modèle

Pour supprimer un modèle, cliquez sur l'icône de suppression située dans le coin supérieur droit de la fiche. La suppression supprime le modèle. Elle n'a aucun effet rétroactif sur les envois déjà créés.

Sélection de modèles

Avant de créer des messages, sélectionnez les modèles que vous souhaitez utiliser. Vous pouvez sélectionner plusieurs modèles à la fois.

Le bouton « Inverser la sélection » :

sélectionne les modèles qui n'étaient pas sélectionnés auparavant ;
désélectionne les modèles précédemment sélectionnés.

Création d’envois

À partir des modèles sélectionnés, vous pouvez créer plusieurs envois pour une période donnée.

Sélectionnez les modèles souhaités.
Cliquez sur le bouton « Créer des envois ».
Indiquez la date « À partir de ce jour ».
Indiquez la date « Jusqu’au ».
Cliquez sur le bouton « Démarrer ».

Le système ne créera des envois, pour la période comprise entre les dates de début et de fin, que pour les jours figurant dans la planification des modèles sélectionnés. Par exemple, si un modèle est planifié pour le lundi, un envoi sera créé pour les lundis compris dans la période indiquée. Le bouton « Annuler » ferme la fenêtre sans créer d'envoi. Vérifiez la plage de dates avant de lancer l'opération, car le système peut créer plusieurs envois à la fois.

Vue calendrier

Le bouton « Passer à la vue calendrier » permet d’afficher les modèles dans un calendrier hebdomadaire. Les modèles sont placés dans la colonne correspondante en fonction du jour prévu. La fiche du calendrier affiche :

le nom du client ;
l'expéditeur ;
le destinataire.

La vue calendrier offre un aperçu des envois récurrents prévus pour chaque jour de la semaine. Le bouton « Passer à la vue des tâches » vous permet de revenir à la liste des modèles sous forme de fiches.

Erreurs courantes

Impossible d'enregistrer le modèle

Vérifiez :

si vous avez sélectionné un client ;
si vous avez indiqué l'expéditeur et le destinataire ;
s'il y a au moins un colis ;
si vous avez sélectionné au moins un jour ;
si vous avez indiqué une heure d'enlèvement ou de livraison.

Aucune adresse n'apparaît dans la liste des expéditeurs ou des destinataires

Vérifiez si l’adresse figure parmi les adresses enregistrées du client sélectionné.

Les envois ne sont pas programmés pour les bons jours

Vérifiez :

les jours sélectionnés dans le modèle ;
les dates de début et de fin indiquées lors de la création ;
si le jour souhaité se situe bien dans la période indiquée.

Aucun envoi n'est généré à partir d'un modèle sélectionné

Vérifiez :

si le modèle est bien sélectionné ;
si la date prévue se situe bien dans la période indiquée ;
si le modèle contient toutes les données nécessaires.

Trop d'envois ont été créés

Le système crée, à partir de chaque modèle sélectionné, les envois correspondant aux jours planifiés pour l'ensemble de la période indiquée. Avant de créer de nouveaux envois, vérifiez :

le nombre de modèles sélectionnés ;
les dates de début et de fin ;
la planification hebdomadaire des modèles.

Des données d'envoi erronées sont associées à l'envoi

Ouvrez le modèle en mode édition, vérifiez la taille, le poids et le SKU des colis, puis enregistrez les modifications.

Une option de paiement à la livraison ou de livraison erronée est appliquée à l'envoi

Vérifiez dans la section « Options » du modèle :

le montant du paiement à la livraison ;
la devise ;
l'option de livraison ;
les paramètres optionnels.