Billingo

Vor der Rechnungsstellung können der Zustellzeitraum, der Kunde, die zu fakturierenden Sendungen sowie die wichtigsten Parameter der Rechnung ausgewählt werden.

Voraussetzungen

• eine abonnierte Deliveo-API-Verbindung;
• ein aktives Billingo-Konto;
• der zum Billingo-Konto gehörende API-Schlüssel;
• mindestens ein verwendbares Rechnungsbuch im Billingo-System;
• Berechtigung zur Installation, Einrichtung und Nutzung des Add-ons.

Installation und Zugriff

Das Add-on kann im Dispatcher-Portal unter dem Menüpunkt „Add-ons“ installiert werden. Nach der Installation ist es unter dem Menüpunkt „Add-ons / Billingo“ verfügbar. Das Add-on darf nur von Benutzern mit entsprechenden Berechtigungen installiert und genutzt werden.

Einrichtung der Billingo-Verbindung

Öffnen Sie vor der ersten Nutzung des Add-ons den Menüpunkt „Einstellungen“ oben rechts auf der Billingo-Seite.

Billingo-API-Schlüssel

Kopieren Sie den API-Schlüssel Ihres Billingo-Kontos. Der API-Schlüssel ermöglicht es Deliveo, eine Verbindung zum Billingo-System herzustellen, die erforderlichen Rechnungsdaten abzurufen und die Daten für die zu erstellende Rechnung zu übermitteln. Der API-Schlüssel ist vertraulich zu behandeln. Sollte ein Schlüssel einer unbefugten Person zugänglich werden, widerrufen Sie ihn im Billingo-System und erstellen Sie einen neuen.

Rechnungsblock

Wählen Sie das Billingo-Rechnungsbuch aus, in dem Sie die aus Deliveo erstellten Rechnungen anlegen möchten. In der Liste werden die in Ihrem Billingo-Konto verfügbaren Rechnungsbücher angezeigt.

Einstellungen für Rechnungspositionen

Bezeichnung der Position auf der Rechnung

Geben Sie an, unter welcher Bezeichnung die Versandkosten auf der Rechnung erscheinen sollen.

Beispiel:

Fuvardíj

Anmerkung unter der Position

Unter der Rechnungsposition kann optional eine der Identifikationsnummern der Sendung angezeigt werden. Die verfügbaren Optionen sind:

• DeliveoID
• ESID
• Sendungsnummer
• Referenznummer

Die ausgewählte Angabe wird nur angezeigt, wenn sie für die jeweilige Sendung verfügbar ist.

Gruppierung von Positionen

Sie können festlegen, wie die Frachtkosten der ausgewählten Sendungen auf der Rechnung angezeigt werden sollen.

Keine Gruppierung

Jede ausgewählte Sendung wird als separater Rechnungsposten angezeigt. Diese Einstellung führt zu einer detaillierten Rechnung, auf der jede Sendung separat identifiziert werden kann.

Zusammenfassung von Positionen mit identischer Frachtgebühr

Frachtkosten mit identischem Stückpreis werden in einem einzigen Rechnungsposten ausgewiesen. Die Menge auf der Rechnung gibt an, wie viele Sendungen mit identischer Frachtkosten zusammengefasst wurden.

Ein Posten, Menge 1

Die Summe der ausgewählten Frachtgebühren wird in einer einzigen Rechnungsposition mit der Menge 1 ausgewiesen. Du kannst die Einstellungen mit der Schaltfläche „Speichern“ übernehmen.

Auswahl des Abrechnungszeitraums

Öffne den Menüpunkt „Extras / Billingo“. Wähle im Feld „Zustellzeitraum“ den Zeitraum aus, in dem du zugestellte Sendungen in Rechnung stellen möchtest. Das System sucht anhand des Zeitraums nach zugestellten Sendungen, die für die Rechnungsstellung geeignet sind.

Kundenauswahl

Wählen Sie im Feld „Kunde“ den Deliveo-Kunden aus, für den Sie eine Rechnung erstellen möchten. In der Liste werden nur diejenigen Kunden angezeigt, bei denen:

• eine Steuernummer hinterlegt ist;
• die Zahlungsart „Vertraglich“ ist.

Wenn ein Kunde nicht in der Liste aufgeführt ist, überprüfen Sie bitte die Steuernummer und die Zahlungsart in den Stammdaten des Kunden.

Sendungen auswählen

Nach der Auswahl des Zeitraums und des Kunden werden die abrechnungsfähigen Sendungen angezeigt. Die Liste kann folgende Angaben enthalten:

• DeliveoID
• ESID
• Sendungsverfolgungscode
• Referenznummer
• Name und Adresse des Empfängers
• Zeitpunkt der Zustellung
• Versandkosten

Die zu fakturierenden Sendungen kannst du über die Kontrollkästchen am Anfang der Zeilen auswählen. Mit dem Kontrollkästchen in der Kopfzeile kannst du alle angezeigten Positionen auswählen oder die Auswahl aufheben. Nach der Auswahl zeigt das System die Anzahl der ausgewählten Positionen sowie die Schaltfläche zum Starten der Rechnungsstellung an.

Rechnungsparameter

Unterhalb der Sendungsliste werden der Netto-Gesamtbetrag der ausgewählten Positionen und die Rechnungsparameter angezeigt.

Billingo-Partner

Wählen Sie den Rechnungsempfänger aus der Billingo-Partnerliste aus. Der Billingo-Partner muss mit den Rechnungsdaten des ausgewählten Deliveo-Kunden übereinstimmen.

Zahlungsfrist

Geben Sie das Zahlungsziel der Rechnung an.

Erfüllungsdatum

Geben Sie das auf der Rechnung angegebene Erfüllungsdatum ein.

Währung

Wählen Sie die Währung der Rechnung aus, zum Beispiel:

• HUF
• EUR

Die tatsächlich verfügbaren Währungen können von den Billingo-Einstellungen abhängen.

Sprache

Wählen Sie die Sprache der Rechnung aus.

Zahlungsart

Wählen Sie die für die Rechnung geltende Zahlungsart aus, zum Beispiel Überweisung.

Rechnung erstellen

Um die Rechnung zu erstellen, müssen Sie mindestens die folgenden Angaben auswählen oder eingeben:

• Lieferzeitraum;
• Deliveo-Kunde;
• mindestens eine Sendung;
• Billingo-Partner;
• erforderliche Rechnungsparameter.

Um die ausgewählten Sendungen weiterzuleiten, klicken Sie auf die Schaltfläche „An das Billingo-System senden“. Die Beschriftung der Schaltfläche gibt die Anzahl der zur Weiterleitung ausgewählten Sendungen an. Überprüfen Sie vor der Rechnungserstellung:

• den ausgewählten Kunden;
• den Billingo-Partner;
• die ausgewählten Sendungen;
• die Höhe der Frachtkosten;
• das Erfüllungsdatum;
• die Zahlungsfrist;
• die Währung;
• die Sprache der Rechnung;
• die Zahlungsart.

Durch das Absenden wird möglicherweise eine tatsächliche Rechnung im Billingo-System erstellt, daher müssen vor dem Vorgang alle Daten überprüft werden.

Häufige Fehler

Der Kunde wird nicht angezeigt

Bitte überprüfen Sie, ob beim Kunden:

• eine Steuernummer angegeben ist;
• die Zahlungsart auf „Vertragswert“ eingestellt ist.

Sendungen werden nicht angezeigt

Überprüfen Sie:

• den ausgewählten Zustellzeitraum;
• ob die zu fakturierende Sendung als zugestellt markiert ist;
• ob die Sendung zum ausgewählten Kunden gehört;
• ob für die Sendung eine Frachtgebühr erfasst wurde.

Der Billingo-Partner wird nicht angezeigt

Bitte überprüfen Sie:

• die Gültigkeit des API-Schlüssels;
• die Billingo-Verbindung;
• ob der Partner im Billingo-System vorhanden ist.

Rechnungsblock wird nicht angezeigt

Bitte überprüfen Sie:

• ob der Billingo-API-Schlüssel korrekt ist;
• ob im Billingo-Konto ein verwendbares Rechnungsbuch vorhanden ist;
• ob der API-Schlüssel über die erforderlichen Zugriffsrechte verfügt.

Fehlerhafter oder abgelaufener API-Schlüssel

Erstellen Sie einen neuen API-Schlüssel im Billingo-System, fügen Sie ihn dann auf der Seite „Einstellungen“ des Add-ons ein und speichern Sie die Änderung.

Der Rechnungsbetrag ist nicht korrekt

Überprüfen Sie:

• die ausgewählten Sendungen;
• die Versandkosten der einzelnen Sendungen;
• die Einstellungen zur Gruppierung der Positionen;
• den angezeigten Netto-Endbetrag.

Die Rechnungsstellung kann nicht gestartet werden

Überprüfen Sie, ob Folgendes ausgewählt ist:

• mindestens eine Sendung;
• ein Deliveo-Kunde;
• ein Billingo-Partner.