Con la función «Asignación de envíos» se pueden crear reglas que, en el momento de la creación del envío, determinan automáticamente a qué vehículo o grupo de vehículos se asignará la tarea correspondiente.
El objetivo de esta función es que el despachador no tenga que asignar manualmente cada nuevo envío entre los repartidores. Con unas reglas bien definidas, las tareas se pueden asignar automáticamente al vehículo o grupo de vehículos adecuado.
Funcionamiento de las reglas
El sistema examina las reglas en el orden en que aparecen en la lista, de arriba abajo.
Si un envío cumple las condiciones de una regla, el sistema lleva a cabo la asignación y ya no examina las reglas posteriores para ese envío concreto. Por este motivo, es recomendable colocar las reglas más complejas y con condiciones más específicas al principio de la lista, y las reglas más generales al final. El orden de las reglas en la lista se puede modificar.
Creación de una nueva regla
Se puede crear una nueva regla de delegación mediante la opción de menú Operaciones / Nueva regla.
En la ventana de edición de la regla se pueden introducir, entre otros, los siguientes datos:
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Nombre de la regla
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Comentario
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Ubicación
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Activo
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Objetivo de la asignación
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Condiciones de la regla
El nombre de la regla sirve principalmente para facilitar su identificación. En el campo «Comentario» se puede describir brevemente el objetivo de la regla, por ejemplo, un rango de códigos postales o una asignación territorial.
Especificación de la ubicación
También se puede asignar una ubicación a la regla. La ubicación permite determinar a qué ubicación se aplica la regla. En la pantalla se puede seleccionar, por ejemplo, una ubicación de tipo almacén. Si se elige una ubicación de tipo almacén, al aplicar la regla, el envío pasa a ser un envío activo y se introduce en el almacén seleccionado.
Regla activa/inactiva
Cada regla dispone de un interruptor «Activo» independiente. El sistema omite las reglas inactivas, por lo que estas no participan en la delegación automática. Esto permite desactivar temporalmente una regla sin necesidad de eliminarla.
Recogida del envío tras la asignación
En la regla se puede habilitar la opción «Recogida del envío tras la asignación». Normalmente, la regla solo asigna la tarea al vehículo seleccionado. Si esta opción está activada, el sistema, tras la asignación, se encarga de recoger el envío en lugar de que lo haga el repartidor. En este caso, el envío ya no aparecerá en la aplicación del repartidor entre los envíos pendientes de recogida, sino entre los envíos listos para la entrega.
Condiciones
A una regla se le pueden asignar una o varias condiciones.
Cada condición consta de tres partes:
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Parámetro
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Operador
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Valor
Por ejemplo, se puede crear una regla que solo se aplique a los envíos de un país concreto y de un rango de códigos postales determinado.
Ejemplo que aparece en pantalla:
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País del remitente = Polonia
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Código postal del remitente ≥ 00-000
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Código postal del remitente ≤ 09-999
Las condiciones de la regla están relacionadas mediante el operador «Y», por lo que la regla solo se aplica si se cumplen todas las condiciones especificadas. Se puede añadir una nueva condición con el botón «Añadir» y se puede eliminar una condición existente.
Asignación a un vehículo
La regla también puede asignar la tarea directamente a un vehículo concreto. Esto resulta útil en aquellos casos en los que una zona, un cliente o un tipo de envío concretos son siempre gestionados por el mismo vehículo.
Asignación a un grupo de vehículos
La regla no solo puede delegar en un único vehículo, sino también en un grupo de vehículos. En este caso, Deliveo distribuye automáticamente las tareas entre los miembros del grupo. En la asignación por grupos se puede elegir entre varios métodos.
Equilibrado
El método «Equilibrado» asigna la siguiente tarea al vehículo que tenga el menor número de envíos activos y disponibles. Esto resulta útil cuando el objetivo es distribuir el volumen de tareas de la forma más uniforme posible.
Circular
El método «Circular» distribuye las tareas de forma circular. La siguiente tarea siempre se asigna al vehículo que recibió la última tarea nueva. Esto garantiza una distribución rotativa sencilla y predecible.
Proximus
El método Proximus asigna la siguiente tarea al vehículo que se encuentre más cerca, en línea recta, de la dirección del remitente. Esto resulta útil sobre todo en entregas locales y rápidas, en las que es importante la ubicación actual del mensajero.
Orden de las reglas
Es recomendable ordenar las reglas por orden de prioridad. Dado que el sistema no analiza reglas adicionales una vez que encuentra la primera que se ajusta a los criterios, una regla demasiado general puede fácilmente prevalecer sobre otra más específica.
Por ejemplo:
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una regla específica para un cliente concreto;
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una regla para un rango concreto de códigos postales;
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una regla territorial general;
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una regla de reserva general.
De este modo, los casos especiales siempre tienen prioridad.
Copiar reglas
Una regla existente se puede copiar mediante la función Operaciones / Copiar. Esto resulta especialmente útil cuando se desea crear varias reglas similares y solo hay que modificar algunos parámetros.
Edición y eliminación de reglas
Se accede a ello desde el menú «Operaciones» situado a la derecha de la fila de la regla:
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Copiar
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Editar
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Eliminar
Al editarla, se puede modificar cualquier parámetro de la regla. Al eliminarla, la regla se suprime de forma definitiva.
Reejecución de reglas
Con la función Operaciones / Reejecutar reglas, las reglas de delegación también se pueden ejecutar manualmente. Esto resulta útil, por ejemplo, cuando:
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se ha creado una nueva regla;
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se han modificado las reglas existentes;
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queremos que se vuelvan a examinar los envíos que no se habían delegado anteriormente;
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se ha desactivado temporalmente la ejecución automática.
La reejecución manual aplica todas las reglas activas a la vez.
Desactivación del funcionamiento automático
La ejecución automática de las reglas de delegación se puede desactivar. En ese caso, cuando se cree un nuevo mensaje, el sistema no ejecutará automáticamente las reglas, pero estas se podrán seguir ejecutando manualmente mediante la función «Reejecutar reglas».
Contador de uso de reglas
A la derecha de la lista de reglas, un contador indica cuántas veces se ha aplicado la regla en cuestión. Se trata de una información útil para comprobar el funcionamiento de las reglas. Si el contador de una regla sigue siendo 0 tras un periodo prolongado, conviene comprobar:
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si las condiciones son correctas;
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si la regla está en el lugar adecuado de la lista;
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si una regla ejecutada anteriormente no está interceptando los mismos mensajes.
En tales casos, puede que sea necesario subir la regla en el orden de prioridad.
Ejemplo práctico
Supongamos que un servicio de mensajería gestiona tres áreas:
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PL00: 00-000–09-999
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PL01: 10-000–19-999
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PL02: 20-000–29-999
Se puede crear una regla específica para cada una de las tres zonas.
Las condiciones de cada regla se refieren al país del remitente y al rango de códigos postales; a continuación, el sistema delega la tarea, según la regla correspondiente, a la ubicación, el vehículo o el grupo de vehículos asignados.
De este modo, la asignación de los envíos se realiza de forma automática, sin necesidad de intervención del centralita.