Billingo

Înainte de facturare, se pot selecta perioada de livrare, clientul, expedierile care urmează să fie facturate, precum și parametrii cei mai importanți ai facturii.

Condiții preliminare

• conexiune API Deliveo abonată;
• un cont Billingo activ;
• cheia API asociată contului Billingo;
• cel puțin un bloc de facturi valabil în sistemul Billingo;
• drepturi de instalare, configurare și utilizare a suplimentului.

Instalare și acces

Extensia poate fi instalată pe Portalul dispeceratului, din meniul Extensii. După instalare, aceasta este accesibilă din meniul Extensii / Billingo. Extensia poate fi instalată și utilizată numai de către utilizatorii care dețin drepturile corespunzătoare.

Configurarea conexiunii cu Billingo

Înainte de a utiliza extensia pentru prima dată, deschideți meniul „Setări” situat în colțul din dreapta sus al paginii Billingo.

Cheia API Billingo

Copiați cheia API asociată contului Billingo. Cheia API permite aplicației Deliveo să se conecteze la sistemul Billingo, să preia datele necesare pentru facturare și să transmită datele facturii care urmează să fie creată. Cheia API trebuie tratată ca o informație confidențială. Dacă o cheie devine accesibilă unei persoane neautorizate, retrage-o din sistemul Billingo, apoi creează una nouă.

Registru de facturi

Selectați registrul de facturi Billingo în care doriți să creați facturile generate din Deliveo. În listă sunt afișate registrele de facturi disponibile în contul Billingo.

Setări pentru pozițiile din factură

Denumirea poziției pe factură

Introduceți denumirea sub care doriți să apară taxa de livrare pe factură.

De exemplu:

Fuvardíj

Notă sub poziție

Sub poziția de factură poate fi afișat, opțional, unul dintre identificatorii expedierii. Opțiunile disponibile sunt:

• DeliveoID
• ESID
• Cod de urmărire
• Număr de referință

Datele selectate vor fi afișate numai dacă sunt disponibile pentru expedierea respectivă.

Gruparea articolelor

Se poate configura modul în care apar tarifele de transport ale expedierilor selectate pe factură.

Fără grupare

Fiecare expediere selectată apare ca o poziție separată pe factură. Această setare generează o factură detaliată, în care fiecare transport poate fi identificat separat.

Combinarea articolelor cu același tarif de transport

Taxele de transport cu același preț unitar apar într-o singură poziție de factură. Pe factură, cantitatea indică numărul de expedieri cu aceeași taxă care au fost combinate.

O singură poziție, cantitate 1

Suma tarifelor de transport selectate apare într-o singură poziție a facturii, cu cantitatea 1. Poți salva setările apăsând butonul Salvare.

Selectarea perioadei de facturare

Deschideți meniul Suplimente / Billingo. În câmpul „Perioadă de livrare”, selectează perioada în care dorești să facturezi expedierile livrate. Sistemul va căuta expedierile livrate care pot fi facturate pe baza acestei perioade.

Selectarea clientului

În câmpul „Client”, selectează clientul Deliveo pentru care dorești să emiți o factură. În listă apar doar clienții pentru care:

• au un cod fiscal configurat;
• modulul de plată este „Contractual”.

Dacă un client nu se regăsește în listă, verificați codul fiscal și modalitatea de plată în datele de bază ale clientului.

Selectarea expedierilor

După selectarea perioadei și a clientului, vor apărea livrările care pot fi facturate. Lista poate conține următoarele date:

• DeliveoID
• ESID
• Cod de urmărire
• Număr de referință
• numele și adresa destinatarului
• Data livrării
• Taxa de transport

Poți selecta expedierile care trebuie facturate folosind casetele de selectare aflate la începutul rândurilor. Cu ajutorul casetei de selectare din antet, puteți selecta sau deselecta toate articolele afișate. După selectare, sistemul afișează numărul articolelor selectate și butonul pentru inițierea facturării.

Parametrii facturii

Sub lista de expedieri se afișează suma totală netă a articolelor selectate și parametrii facturii.

Partener Billingo

Selectați destinatarul facturii din lista de parteneri Billingo. Partenerul Billingo trebuie să corespundă datelor de facturare ale clientului Deliveo selectat.

Termen de plată

Introduceți termenul de plată al facturii.

Data de îndeplinire

Introduceți data de livrare menționată pe factură.

Moneda

Selectați moneda facturii, de exemplu:

• HUF
• EUR

Valutele disponibile pot varia în funcție de setările Billingo.

Limba

Alege limba facturii.

Modalitate de plată

Alegeți metoda de plată care va fi aplicată facturii, de exemplu transferul bancar.

Crearea facturii

Pentru a întocmi factura, trebuie să selectați sau să introduceți cel puțin următoarele:

• perioada de livrare;
• client Deliveo;
• cel puțin o expediere;
• partenerul Billingo;
• parametrii necesari ai facturii.

Pentru a transmite expedierile selectate, faceți clic pe butonul „Trimite către sistemul Billingo”. Textul butonului indică numărul de articole selectate pentru transmitere. Înainte de a întocmi factura, verificați:

• clientul selectat;
• partenerul Billingo;
• expedierile selectate;
• suma taxelor de transport;
• data îndeplinirii;
• termenul de plată;
• valuta;
• limba facturii;
• modulul de plată.

Trimiterea poate genera o factură efectivă în sistemul Billingo, de aceea toate datele trebuie verificate înainte de efectuarea operațiunii.

Erori frecvente

Clientul nu apare

Verificați dacă clientul:

• a fost introdus codul fiscal;
• dacă metoda de plată este setată pe „Valoare contractuală”.

Nu apar expedierile

Verificați:

• perioada de livrare selectată;
• dacă expediția pe care doriți să o facturați are statutul „livrată”;
• dacă expediția aparține clientului selectat;
• dacă există o taxă de transport înregistrată pentru expediere.

Partenerul Billingo nu apare

Verificați:

• validitatea cheii API;
• conexiunea la Billingo;
• dacă partenerul există în sistemul Billingo.

Nu apare registrul de facturi

Verifică:

• dacă cheia API Billingo este corectă;
• dacă în contul Billingo există un bloc de facturi utilizabil;
• dacă cheia API dispune de accesul necesar.

Cheie API incorectă sau expirată

Creează o nouă cheie API în sistemul Billingo, apoi copiaz-o în pagina Setări a pluginului și salvează modificarea.

Suma facturii nu este corectă

Verificați:

• expedierile selectate;
• tariful de transport pentru fiecare expediere;
• setările de grupare a articolelor;
• suma finală netă afișată.

Facturarea nu poate fi inițiată

Verificați dacă este selectat:

• cel puțin o livrare;
• un client Deliveo;
• un partener Billingo.