Billingo

Avant la facturation, il est possible de sélectionner la période de distribution, le client, les envois à facturer ainsi que les principaux paramètres de la facture.

Conditions préalables

• une connexion API Deliveo souscrite ;
• un compte Billingo actif ;
• une clé API associée au compte Billingo ;
• au moins un carnet de factures utilisable dans le système Billingo ;
• des droits d'accès pour l'installation, la configuration et l'utilisation de l'extension.

Installation et accès

L'extension peut être installée sur le Portail de gestion, sous le menu « Extensions ». Une fois installée, elle est accessible via le menu « Extensions / Billingo ». Seuls les utilisateurs disposant des droits d'accès appropriés peuvent installer et utiliser l'extension.

Configuration de la connexion à Billingo

Avant d'utiliser l'extension pour la première fois, ouvrez le menu « Paramètres » situé en haut à droite de la page Billingo.

Clé API Billingo

Copiez la clé API associée à votre compte Billingo. La clé API permet à Deliveo de se connecter au système Billingo, de récupérer les données de facturation nécessaires et de transmettre les informations relatives à la facture à créer. La clé API doit être traitée comme une donnée confidentielle. Si une clé venait à être accessible à une personne non autorisée, révoquez-la dans le système Billingo, puis créez-en une nouvelle.

Registre de factures

Sélectionnez le registre de factures Billingo dans lequel vous souhaitez créer les factures générées à partir de Deliveo. La liste affiche les registres de factures disponibles dans votre compte Billingo.

Paramètres de la ligne de facture

Intitulé de la ligne sur la facture

Indiquez sous quelle dénomination les frais de livraison doivent apparaître sur la facture.

Par exemple :

Fuvardíj

Remarque sous la ligne

Un identifiant de l'envoi peut être affiché de manière facultative sous la ligne de facture. Les options disponibles sont les suivantes :

• DeliveoID
• ESID
• Code de suivi
• Numéro de référence

La donnée sélectionnée n'apparaît que si elle est disponible pour l'envoi concerné.

Regroupement des articles

Il est possible de définir la manière dont les frais de transport des envois sélectionnés s'affichent sur la facture.

Pas de regroupement

Chaque envoi sélectionné apparaît comme une ligne distincte de la facture. Ce paramètre génère une facture détaillée sur laquelle chaque transport est identifiable séparément.

Regroupement des lignes de facturation ayant le même tarif de transport

Les frais de transport ayant le même prix unitaire apparaissent dans une seule ligne de facture. Sur la facture, la quantité indique le nombre d’envois ayant le même prix qui ont été regroupés.

Une ligne, quantité 1

Le montant total des frais de transport sélectionnés apparaît dans une seule ligne de facture, avec une quantité de 1. Vous pouvez enregistrer les paramètres en cliquant sur le bouton « Enregistrer ».

Sélection de la période de facturation

Ouvrez le menu « Outils / Billingo ». Dans le champ « Période de livraison », sélectionnez la période pour laquelle vous souhaitez facturer les envois livrés. Le système recherche les envois livrés pouvant faire l’objet d’une facturation en fonction de cette période.

Sélection d'un client

Dans le champ « Client », sélectionnez le client Deliveo pour lequel vous souhaitez établir une facture. Seuls les clients pour lesquels :

• un numéro d'identification fiscale a été configuré ;
• le mode de paiement est « Contractuel ».

Si un client ne figure pas dans la liste, vérifiez son numéro d'identification fiscale et son mode de paiement dans ses données de base.

Sélection des envois

Une fois la période et le client sélectionnés, les livraisons facturables s'affichent. La liste peut contenir les informations suivantes :

• DeliveoID
• ESID
• Code de suivi
• Numéro de référence
• nom et adresse du destinataire
• Date de remise
• frais de transport

Vous pouvez sélectionner les envois à facturer à l'aide des cases à cocher situées en début de ligne. La case à cocher située dans l'en-tête permet de sélectionner ou de désélectionner tous les articles affichés. Une fois la sélection effectuée, le système affiche le nombre d'articles sélectionnés ainsi que le bouton permettant de lancer la facturation.

Paramètres de facturation

Sous la liste des envois s'affichent le montant net total des articles sélectionnés et les paramètres de la facture.

Partenaire Billingo

Sélectionnez le destinataire de la facture dans la liste des partenaires Billingo. Le partenaire Billingo doit correspondre aux coordonnées de facturation du client Deliveo sélectionné.

Date limite de paiement

Indiquez la date d'échéance de la facture.

Date d'exécution

Indiquez la date d'exécution figurant sur la facture.

Devise

Sélectionnez la devise de la facture, par exemple :

• HUF
• EUR

Les devises réellement disponibles peuvent dépendre des paramètres de Billingo.

Langue

Sélectionnez la langue de la facture.

Mode de paiement

Sélectionnez le mode de paiement à appliquer à la facture, par exemple le virement bancaire.

Création de la facture

Pour établir la facture, vous devez au moins sélectionner ou saisir les éléments suivants :

• la période de livraison ;
• client Deliveo ;
• au moins un envoi ;
• partenaire Billingo ;
• les paramètres de facturation requis.

Pour transférer les envois sélectionnés, cliquez sur le bouton « Envoyer vers le système Billingo ». Le libellé du bouton indique le nombre d'articles sélectionnés pour le transfert. Avant de générer la facture, vérifiez :

• le client sélectionné ;
• le partenaire Billingo ;
• les envois sélectionnés ;
• le montant des frais de transport ;
• la date d'exécution ;
• la date d'échéance du paiement ;
• la devise ;
• la langue de la facture ;
• le mode de paiement.

L'envoi peut générer une facture définitive dans le système Billingo ; il est donc nécessaire de vérifier toutes les données avant de valider l'opération.

Erreurs courantes

Le client n'apparaît pas

Vérifiez si, pour ce client :

• un numéro d'identification fiscale a bien été renseigné ;
• le mode de paiement est bien défini sur « Valeur contractuelle ».

Les envois n'apparaissent pas

Vérifiez :

• la période de livraison sélectionnée ;
• si l'envoi que vous souhaitez facturer a bien été livré ;
• si l'envoi appartient bien au client sélectionné ;
• si des frais de transport ont été enregistrés pour l'envoi.

Le partenaire Billingo n'apparaît pas

Vérifiez :

• la validité de la clé API ;
• la connexion à Billingo ;
• si le partenaire existe bien dans le système Billingo.

Le carnet de factures n'apparaît pas

Vérifiez :

• si la clé API Billingo est correcte ;
• s'il y a un carnet de factures utilisable dans le compte Billingo ;
• si la clé API dispose des droits d'accès nécessaires.

Clé API incorrecte ou expirée

Créez une nouvelle clé API dans le système Billingo, puis copiez-la sur la page « Paramètres » de l'extension et enregistrez la modification.

Le montant de la facture n'est pas correct

Vérifiez :

• les envois sélectionnés ;
• les frais de transport de chaque envoi ;
• le paramétrage du regroupement des lignes ;
• le montant net final affiché.

La facturation ne peut pas être lancée

Vérifiez que les éléments suivants sont sélectionnés :

• au moins un colis ;
• un client Deliveo ;
• un partenaire Billingo.