Számlázz.hu

Avant l'émission de la facture, il est possible de sélectionner la période de distribution, le client, les envois à facturer ainsi que les principaux paramètres de la facture. Le système affiche un aperçu avant la génération de la facture définitive.

Conditions préalables

• une connexion API Deliveo souscrite ;
• un compte Számlázz.hu actif ;
• une clé API associée au compte Számlázz.hu ;
• des droits d'accès pour l'installation, la configuration et l'utilisation de l'extension.

Installation et accès

L'extension peut être installée sur le Portail de gestion, sous le menu « Extensions ». Une fois installée, elle est accessible via le menu « Extensions / Számlázz.hu ». Seuls les utilisateurs disposant des droits d'accès appropriés peuvent installer et utiliser l'extension.

Configuration de la connexion à Számlázz.hu

Avant d'utiliser l'extension pour la première fois, ouvrez la page « Paramètres » de l'extension Számlázz.hu.

Clé API Számlázz.hu

Copiez la clé API associée à votre compte Számlázz.hu. La clé API permet à Deliveo de se connecter au système Számlázz.hu et de transmettre les données de la facture à émettre. La clé API doit être traitée comme une donnée confidentielle. Si une clé devient accessible à une personne non autorisée, révoquez-la dans le système Számlázz.hu, puis créez-en une nouvelle.

Préfixe de facture

La saisie du préfixe de facture est facultative. Seuls les préfixes déjà existants dans le compte Számlázz.hu peuvent être utilisés. Si vous n’avez pas besoin d’un préfixe spécifique, laissez le champ vide.

Paramètres de la ligne de facture

Intitulé de la ligne sur la facture

Indiquez sous quelle dénomination les frais de livraison doivent apparaître sur la facture. Par exemple :

Fuvardíj

Remarque sous la ligne

Un identifiant de l'envoi peut être affiché de manière facultative sous la ligne de facture. Les options disponibles sont les suivantes :

• DeliveoID
• ESID
• Code de suivi
• Numéro de référence
• Aucun

Les données sélectionnées ne s'affichent que si elles sont disponibles pour l'envoi concerné.

Regroupement des articles

Il est possible de définir la manière dont les frais de transport des envois sélectionnés s'affichent sur la facture.

Pas de regroupement

Chaque envoi sélectionné apparaît comme une ligne distincte sur la facture.

Regroupement des lignes de facturation ayant le même tarif

Les frais de transport dont le prix unitaire est identique apparaissent dans une seule ligne de facture. Sur la facture, la quantité indique le nombre d'envois ayant le même prix qui ont été regroupés.

Une ligne, quantité 1

Le montant total des frais de transport sélectionnés apparaît dans une seule ligne de facture, avec une quantité égale à 1. Vous pouvez enregistrer ces paramètres en cliquant sur le bouton « Enregistrer ».

Sélection de la période de facturation

Ouvrez le menu « Outils / Számlázz.hu ». Dans le champ « Période de livraison », sélectionnez la période pour laquelle vous souhaitez facturer les envois livrés. Le système recherche les envois pouvant faire l’objet d’une facturation en fonction de cette période.

Sélection d'un client

Dans le champ « Client », sélectionnez le client Deliveo pour lequel vous souhaitez établir une facture. Seuls apparaissent dans la liste les clients pour lesquels :

• un numéro d'identification fiscale a été renseigné ;
• le mode de paiement est « Contractuel ».

Le numéro d'identification fiscale peut également s'afficher à côté du nom du client, ce qui facilite l'identification du bon partenaire de facturation. Si un client ne figure pas dans la liste, vérifiez son numéro d'identification fiscale et son mode de paiement dans ses données de base.

Sélection des envois

Une fois la période et le client sélectionnés, les envois facturables s'affichent. La liste peut contenir les informations suivantes :

• DeliveoID
• ESID
• Code de suivi
• Numéro de référence
• nom et adresse du destinataire
• Date de remise
• frais de transport

Vous pouvez sélectionner les envois à facturer à l'aide des cases à cocher situées en début de ligne. La case à cocher située dans l'en-tête permet de sélectionner ou de désélectionner tous les articles affichés. Sous la liste des envois, le système affiche le montant net total des articles sélectionnés.

Paramètres de la facture

Avant d'émettre la facture, vous devez saisir ou vérifier les informations suivantes.

Date d'échéance

Indiquez la date limite de paiement de la facture.

Date d'exécution

Indiquez la date d'exécution figurant sur la facture.

Devise

Sélectionnez la devise de la facture, par exemple :

• HUF
• EUR

Les devises réellement disponibles peuvent dépendre des paramètres de votre compte Számlázz.hu.

Langue

Sélectionnez la langue de la facture.

Mode de paiement

Sélectionnez le mode de paiement à appliquer à la facture, par exemple le virement bancaire. Pour poursuivre la facturation, vous devez sélectionner au moins un client et un envoi.

Aperçu de la facture

Le système génère un aperçu supplémentaire en fonction des envois sélectionnés et des paramètres de facturation. L'aperçu vous permet de vérifier :

• les coordonnées du vendeur ;
• les coordonnées de l'acheteur ;
• le numéro de TVA ;
• le mode de paiement ;
• la date d'exécution ;
• la date d'émission ;
• le délai de paiement ;
• la désignation des postes de la facture ;
• le numéro d'identification de l'envoi figurant sous chaque poste ;
• la quantité ;
• le prix unitaire ;
• la valeur nette ;
• le taux de TVA ;
• le montant de la TVA ;
• la valeur brute ;
• le montant total de la facture.

L'aperçu n'est pas encore la facture définitive.

Émission de la facture

Deux opérations sont disponibles dans la fenêtre d'aperçu :

• Émettre la facture
• Fermer

Le bouton « Émettre la facture » génère la facture définitive dans le système Számlázz.hu. Le bouton « Fermer » ferme l'aperçu sans générer de facture. Avant d'émettre la facture, vérifiez :

• le client sélectionné ;
• les coordonnées de facturation du client ;
• les envois sélectionnés ;
• les frais de transport ;
• le montant net final ;
• la date d'exécution ;
• le délai de paiement ;
• la devise ;
• la langue de la facture ;
• le mode de paiement ;
• le taux de TVA et le montant total brut.

Erreurs courantes

Le client n'apparaît pas

Vérifiez si, pour le client :

• un numéro d'identification fiscale a bien été renseigné ;
• le mode de paiement est bien défini sur « Valeur contractuelle ».

Les envois n'apparaissent pas

Vérifiez :

• la période de livraison sélectionnée ;
• si l'envoi a bien été livré ;
• si l'envoi correspond bien au client sélectionné ;
• si des frais de transport ont été enregistrés pour l'envoi.

La facturation ne peut pas être lancée

Vérifiez si l'un des éléments suivants est sélectionné :

• un client ;
• au moins un envoi.

Clé API incorrecte ou périmée

Créez une nouvelle clé API dans le système Számlázz.hu, puis copiez-la dans la page « Paramètres » de l'extension et enregistrez la modification.

Le préfixe de facture indiqué n'est pas valide

Vérifiez que le préfixe existe bien dans votre compte Számlázz.hu. Si aucun préfixe n’est nécessaire, laissez le champ vide.

Le montant de la facture n'est pas correct

Vérifiez :

• les envois sélectionnés ;
• les frais de transport de chaque envoi ;
• la configuration du regroupement des articles ;
• le montant net final affiché ;
• la TVA et le montant brut figurant dans l'aperçu.

Un numéro d'envoi erroné apparaît sur la facture

Vérifiez le paramètre « Remarque sous le poste » sur la page Paramètres.

Les options disponibles sont les suivantes :

• DeliveoID
• ESID
• Code de suivi
• Numéro de référence
• Aucun

Des données erronées s'affichent dans l'aperçu

Ne cliquez pas sur le bouton « Émettre la facture ». Fermez l'aperçu, corrigez les données erronées dans Deliveo ou dans les paramètres de l'extension, puis générez un nouvel aperçu.